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機構簡介 規章制度 工作計劃

長春師范高等??茖W校智慧校園系統使用管理辦法(試行)

   第一章 總則

  第一條 為加強智慧校園系統平臺(以下簡稱OA系統)管理,提高工作效率,加快辦公自動化建設,保證系統高效、安全運行,充分發揮OA系統的作用,特制定本管理辦法。

  第二條 OA系統內容包括協同辦公、公文管理、文檔管理、個人辦公、事務處理、資產管理、教務管理、學生管理、招生管理等模塊,旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流,規范管理流程,提高辦公效率和降低管理成本。

  第三條 OA系統以事務處理為中心,從發文、辦理、行文至辦結需進入OA系統處理,處理過程中OA系統將對每一步操作自動作為管理資料備查,并對每步操作進行效能督察。

  第四條本管理辦法適用于學校各部門辦公管理人員。

  第二章 組織與職責

  第五條 校辦

  1、負責OA系統運行及規范使用監管

  2、校辦信息員負責OA系統校級通知消息的發布、公文流轉、事務表單等流程的審核、管理。

  3、負責OA協同辦公及表單統籌規劃和管理。

  第六條 各處室

  1、各處室信息員負責本部門系統模塊運行監管。

  2、負責學校OA系統協同推廣、文檔歸檔管理。

  3、負責本處室OA系統事務處理表單增加及預制。

  4、負責OA系統公文管理及文件歸檔管理。

  第七條 信息技術中心

  1、負責OA辦公系統的硬件維護、軟件升級管理。

  2、負責OA辦公系統運行環境維護和監管。

  3負責系統公文、表單、流程及其他模塊在OA系統的技術制作。

  4、負責OA系統的應急處理。

  第三章 系統運行管理

  第八條 權限劃分

  1、OA系統管理員:由信息中心專人擔任,系統管理員負責運行環境維護、日常監管。

  2、各處室OA系統應用管理員:為各處室專人擔任,負責OA系統使用進行協同推廣和本處室應用指導。

  3、教職工個體:OA系統實名制登陸和管理,負責在OA系統進行各模塊應用執行。

  第九條 操作應用

  1、要求學校教職工要熟練掌握OA系統的使用操作方法,要按照規定時間及時登錄系統獲取辦公信息,發起和處理相關業務。

  2、OA系統發起的公文處理、協同辦公、表單等內容要正確完整,流程準確,內容積極向上、符合國家法律法規及學校各項規章制度。

  第十條安全保密管理

  1、OA系統使用要嚴格執行國家相關保密法律、法規和學校信息安全的有關規章制度,確保信息安全。

  2、OA系統通過用戶名和密碼進行身份管理和認證,登錄密碼不得泄露給他人,不得將登錄和事務處理交由學生處理,如因用戶名和密碼泄露造成的損失由使用者本人承擔相關責任,造成重大影響,要追究其法律責任。

  3、如發現密碼出現問題要及時更換或通知信息中心處理。

  第四章 事務處理管理

  第十一條學校教職工提交事務處理單要遵循各類事務處理時間表進行發起和處理(具體時間見各類事務處理時間表)。要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整、準確、規范,并對所發布的內容和審批的內容負責,OA系統中的意見和審批與紙質簽署具有同等效力和權威,相應人員應予以執行和遵守。

  第十二條協同事務處理及固定表單工作處理所涉及人員,要在接收到待辦事項后,應在4小時內處理審批事項,凡因非客觀因素不能及時審批的,應不超過1個工作日,遇緊急業務,流程發起人可通過短信或電話告知審批人員。

  第十三條為保證各類文件的及時接收,學校校長、中層原則應該全天在線,教職工要在工作日每天8點、11點、13點、15點登錄系統接收各類文件,處理待辦事務。

  第十四條各領導和教職工在處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚,交給誰辦理,如何辦理,此文件是如何落實的,將落實意見一并寫上進行處理及歸檔。

  第十五條OA系統要安裝在學校計算機及個人手機終端,方便多渠道接收信息和處理事務。

  第十六條教職工要確保OA系統中綁定微信同步的手機號碼的準確性和有效性,如更換手機號要及時通知信息中心更新,如因更換手機號不及時更新造成事務處理延誤由本人負責。

  第五章 系統變更管理

  第十七條系統OA賬號申請。申請人填寫《OA辦公系統維護申請單》,經學校主管領導審批后,送信息中心審核并由OA系統管理員進行調整操作。

  第十八條系統OA新增流程管理。學校各處室需在OA系統中增加流程審批,由各申請處室填寫《流程需求文檔》,經相關主管領導審批,并提供相關管理制度、表單和流程表,送信息中心進行編制和測試,并在OA系統中發布啟用公告。

  第十九條OA賬號的變更。因學校人事變動,賬號的信息發生變化是,由各處室填寫《OA賬號變更單》,經處室負責人審核后,送信息中心由系統管理員進行相應的調整。

  第六章 附則

  第二十條本辦法自發布之日起實施生效。

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